История сдачи одного отчета 6-НДФЛ

Вот и миновало 27 октября, последний день сдачи отчета 6-НДФЛ за 9 месяцев, день когда все коллеги вечером пошли домой, а я остался на рабочем месте решать неожиданную проблему, которая появляется каждых три месяца и всегда оказывается большим сюрпризом и называется эта проблема — «Ваша программа не правильно заполняет отчет 6-НДФЛ».

Как водиться, бухгалтера в течении квартала умело справляются с самыми сложными вопросами учета, в ход идут «Операции учета НДФЛ», исправления больничных и отпусков, переводят целые подразделения на другую ИФНС в середине месяца, проводят много нужных документов совершенно в разном порядке на благо организации, иногда что-то помечают на удаление. Но потом, когда «уже срочно нужно», нажимают кнопку «Заполнить» в отчете 6-НДФЛ и с этого момента «ваша программа» начинает издеваться над нашими бухгалтерами, все путает и выдает не верные цифры. Ну все, осталось передать задачу программистам и ждать когда кнопка «Заполнить» будет снова работать правильно.

И пока где-то в соседнем кабинете орут друг на друга главный бухгалтер и начальник ОИТ, начинается борьба программиста с регистрами «Расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ», «Сведения о доходах НДФЛ» и др. В результате такой борьбы родился свод правил и рекомендаций, который на мой взгляд поможет избежать таких историй в будущем, и наконец заставит правильно работать эту кнопку:

Правила и рекомендации корректного учета НДФЛ

1. Своевременно обновлять конфигурацию на новые релизы, настроить автоустановку новых патчей по расписанию, следить за их установкой.
2. Не корректировать руками суммы, которые были рассчитаны в документах, программа должна все заполнять сама.
3. Правильно указывать «планируемую дату выплаты», следить, чтобы она совпадала с реальной датой «Ведомости на выплату».
4. Не корректировать и не перепроводить документы «Начислений» после их выплаты. Если это требуется, то сначала распровести «Ведомость на выплату», сделать нужные пересчеты и потом все перезаполнить и перепровести в хронологическом порядке.
5. Не корректировать и не перепроводить межрасчетные документы «Начислений» (Отпуска, Больничные и др) после проведений документа «Начисления зарплаты за месяц». Если это требуется, то распровести документ «Начисление зарплата за месяц», сделать нужные пересчеты и потом все перезаполнить и перепровести в хронологическом порядке.
6. Не оставлять рассчитанные документы не проведенными или перед проведением такого документа выполнять перерасчет.
7. Не корректировать ошибки документом «Операция учета НДФЛ». Если все же этого не удается избежать, то строго придерживаться правил по заполнению документа (описание ниже).
8. После проведения «Ведомости на выплату» зарплаты за месяц, проверить по чек-листу правильность всех расчетов в том числе НДФЛ (за основу например можно взять чек-лист от buhexpert8.ru). Особое внимание обратить на уволенных сотрудников. В части НДФЛ важно проверить, что исчисленный НДФЛ равен удержанному и что [Налоговая базу] * [13%, 15%, 18%, 20%, 22%] равна исчисленному/удержанному НДФЛ.
9. Контролировать ситуации, когда сумма начисления зарплаты за месяц оказалась меньше аванса.
10. Корректировочный отчет 6-НДФЛ — это нормально и ничего страшного если придется его сдать.

Правила использования документа «Операция учета НДФЛ»

1. Если пропустили ошибку по НДФЛ, то для корректировки исчисленного НДФЛ предпочтительней использовать документ «Перерасчет НДФЛ» без ручных правок.
2. Если вы уверены, что вам нужна корректировка именно в этом документе, то необходимо вдумчиво и осмысленно заполнять всю аналитику включая «Дату получения дохода», «Категорию дохода», «Подразделение», «Документ основание».
3. Не использовать корректировок «Удержанного НДФЛ» со знаком минус (Отрицательный «Расход» в регистре накопления «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом НДФЛ»). Если этого не удается избежать, проследить, что есть аналогичное удержание со знаком «+» на большую сумму с таким же «Крайним сроком уплаты».
4. Не корректировать доход (в регистре накопления «Учет доходов для исчисления НДФЛ») учтенный по ставке 13% датой получения дохода, на которую пороговое значение дохода уже было превышено и действует следующая ставка 15%, иначе эта сумма не верно отразиться в приложении 1.

Вот такие правила, по моему мнению позволят получить ожидаемый результат при заполнение отчета 6-НДФЛ. Если у вас есть чем дополнить эти правила, или вы с чем то согласны/не согласны делитесь пожалуйста в комментариях.